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구글 워크스페이스 협업 기능과 드라이브의 본질적 차이
구글 워크스페이스는 단순한 저장소가 아닌, 실시간 협업을 중심으로 한 통합 플랫폼입니다. 단일 계정으로 지메일, 캘린더, 문서, 스프레드시트, 미트, 드라이브 등을 유기적으로 연결하여 비즈니스 업무 흐름을 혁신하며, 단순 공유 기능만 있는 드라이브와는 목적과 범위 자체가 다릅니다. 하지만 구체적으로 어떤 기능이 어떤 상황에서 유리한지, 둘의 차이를 체감하기 어려운 분들도 많습니다.1. 협업 중심 플랫폼으로 진화한 구글 워크스페이스1) 이메일과 문서, 일정이 하나로 연결되는 이유구글 워크스페이스는 지메일 중심의 커뮤니케이션과 캘린더 기반의 일정 공유, 그리고 구글 문서도구에서의 실시간 협업이 유기적으로 작동합니다. 예를 들어, 회의 일정을 잡으면 자동으로 미트 링크가 생성되고, 회의 자료를 문서로 첨부하면..
구글 워크스페이스 팀원 초대 시 외부 계정 허용 설정하는 방법
구글 워크스페이스에서는 관리자가 외부 사용자 초대 권한을 제어할 수 있습니다. 기본적으로 보안 정책상 외부 계정 초대는 제한되어 있지만, 관리자 콘솔에서 관련 설정을 활성화하면 협업 파트너나 프리랜서를 유연하게 팀에 포함시킬 수 있습니다. 구체적으로 어떤 조건에서 외부 초대가 가능하며, 설정은 어떻게 바꾸면 될까요?1. 외부 사용자 초대 기능의 기본 동작 원리1) 외부 계정이란 무엇인가?구글 워크스페이스에서 말하는 ‘외부 계정’이란 조직 도메인 외의 이메일 주소를 의미합니다. 예를 들어 yourcompany.com 도메인 하의 워크스페이스에서 someone@gmail.com 또는 다른 회사 도메인(example.com)을 초대하는 경우, 해당 계정은 외부로 간주됩니다. 이는 외부와의 협업을 허용할지, 제..
구글 문서에서 공동 작성 시 변경 내용 추적하는 법
구글 문서는 공동 작성 시 변경 이력을 자동으로 저장합니다. 실시간 협업이 가능한 구글 문서는 '버전 기록' 기능을 통해 누가 언제 무엇을 수정했는지까지 투명하게 확인할 수 있어 업무 효율과 책임 분배가 명확해집니다. 하지만 버전 기록을 찾는 법이나 수정 내용을 되돌리는 방법을 정확히 모르는 사용자도 적지 않습니다.1. 공동 작성 중 변경 내용 추적의 기본 원리1) 실시간 저장과 자동 버전 관리의 원리구글 문서는 모든 변경 사항을 실시간으로 저장하고, 일정 간격마다 자동으로 ‘버전’이라는 이름으로 보관합니다. 이 기능은 수동 저장이나 별도 설정 없이도 동작하기 때문에 작성자나 공동 편집자가 따로 백업을 신경 쓰지 않아도 된다는 점에서 유용합니다. 특히 협업 중 문서 내용이 바뀌었을 때, 누가 어떤 부분을..
구글 드라이브 공유 권한 차이점과 최적 설정법
구글 드라이브 공유는 '보기만 가능'부터 '완전 편집 가능'까지 권한에 따라 전혀 다른 결과를 초래합니다. 기업 협업 도구로 널리 사용되는 구글 드라이브는 '보기', '댓글', '편집' 세 가지 권한을 바탕으로 각 사용자에게 부여되는 기능 제한이 엄격하게 나뉘며, 프로젝트 보안과 생산성 모두에 큰 영향을 미칩니다. 그렇다면 어떤 상황에 어떤 권한을 부여하는 것이 가장 안전하고 효율적일까요?1. 구글 드라이브 공유 권한의 기본 구조 이해1) 보기, 댓글, 편집 권한의 기능적 차이'보기 권한'은 파일 내용 확인만 가능하며, 복사·다운로드·인쇄 차단도 설정할 수 있어 정보 유출 방지가 가능합니다. '댓글 권한'은 문서 내용은 수정하지 못하지만, 댓글을 달 수 있어 피드백을 받을 때 유용합니다. '편집 권한'은..
구글 드라이브에서 팀원과 실시간 협업하는 방법
구글 드라이브는 팀원들과 파일을 동시에 작업할 수 있는 대표적인 협업 도구입니다. 특히 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 다양한 파일을 실시간으로 편집할 수 있어, 이메일로 파일을 주고받는 번거로움을 줄여줍니다. 그런데 공유 설정, 권한 조정, 실시간 편집 기능이 생소해 혼자 사용에 그치는 경우가 많습니다.1. 구글 드라이브 협업의 기본 구조 이해하기1) 구글 계정만 있으면 누구나 시작할 수 있다구글 드라이브 협업의 가장 큰 장점은 사용 장벽이 낮다는 점입니다. 팀원 모두가 구글 계정만 보유하고 있다면, 바로 협업이 가능합니다. 개별 PC 설치가 필요 없고, 모바일과 데스크톱 어디서든 접속 가능해 재택근무나 외근 중에도 문제없습니다. 공유 링크 한 번으로 같은 문서를 동시에 보고, 수정하고, 댓글을 ..